Los eventos virtuales son sesiones digitales que simulan una reunión física de forma virtual; es decir, sin contacto físico. Suelen utilizar plataformas en modalidad online.
La comunicación en estas reuniones se realiza a través del intercambio de información entre los participantes desde la pantalla de su dispositivo móvil, tableta o de escritorio, siempre y cuando cuente con acceso a internet.
En la actualidad, debido a la pandemia, estas reuniones se encuentran en auge y cada día tienen más demanda. Sin duda, la tecnología ha facilitado la vida en los momentos más difíciles como es el distanciamiento social.
Eventos virtuales
Esto no es nuevo, siempre han sido una pieza clave para lograr un vínculo de unión entre las partes interesadas en un tema en común, bien sea, por cuestiones de negocios, educativas o reuniones que promuevan el entretenimiento y la comunicación.
Uno de los puntos a favor de estas reuniones o eventos, es que no requieren de un protocolo, ni manejar un presupuesto, alquilar un lugar, gestionar las invitaciones o comprar alimento y bebidas para ofrecer a los participantes, etc.
Desde el trabajo, el estudio o en la vida social, estas reuniones son la alternativa que llegó para quedarse, y facilitar el intercambio en el trabajo, en el estudio o en la vida social, sin tener que llegar al contacto físico.
Esta herramienta ha permitido seguir con las tareas y obligaciones, sin tener que romper con el distanciamiento social tan necesario en estos momentos.
Tal vez pienses que un evento virtual no tendrá la misma convocatoria que un evento físico, pero te sorprenderás con la gran convocatoria que tienen, además de la reducción de costos que tendrás. Haz cuentas, el lugar donde harás el evento, las bebidas y comida, la decoración y adecuación del lugar, el personal de protocolo, etc.
Beneficios
1. Es de fácil acceso para todos los participantes. Con la oportunidad de acceder desde un computador, una tableta o un teléfono inteligente. Expertos señalan que la accesibilidad al evento virtual es mucho más alta en comparación con un evento físico.
2. Se reducen los costos a quizás solo tener que pagar para acceder a una plataforma que permita la conexión de varias personas o que ofrezca características que mejoren el evento.
3. Esta modalidad permite la interacción en tiempo real de los asistentes, no creas que solo en los eventos tradicionales puedes interactuar con un público, en las plataformas de eventos virtuales puedes acceder a chats donde los participantes podrán preguntar o responder, así como también a encuestas y otras aplicaciones interactivas.
4. Puedes acceder desde cualquier parte en donde tengas acceso a Internet, ahorrándote tiempo de transporte.
5. Los eventos se pueden grabar, así que los puedes compartir después con los invitados, usarlo como material publicitario para próximos eventos, etc.
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¿Qué hacer?
Existen muchas alternativas para desarrollar un evento virtual, por ejemplo, conferencias, capacitaciones, talleres, clases, exposiciones, charlas interactivas, seminarios, entrevistas, celebraciones, homenajes, reconocimientos, lanzamientos de productos, etc.
También se puede convocar a un evento virtual de yoga, baile, y hasta cantarle el cumpleaños feliz a ese ser querido que se encuentra en otro país.
Herramientas
Dependiendo del propósito del evento puedes elegir alguna plataforma básica como Skype, Meet, Hangouts, Zoom, entre otras.
Zoom. Es una de las plataformas más utilizadas, tanto a nivel profesional como personal, tiene chat, fondo virtual, permite compartir pantalla, vincular con tu calendario, retransmitir en directo por Facebook Live y YouTube Live.
Webex. Es una aplicación corporativa, permite reuniones en grupo y el uso compartido de archivos con todo el equipo, la calidad del video es en HD y te puedes conectar desde cualquier dispositivo y lugar del mundo.
Go To Webinar. Es una plataforma segura y efectiva, no presenta cortes al estar en directo, tampoco al cambiar de pantalla entre presentadores. Permite grabar las sesiones y de esta manera los interesados podrán descargar todo el evento virtual; es compatible con dispositivos móviles y de escritorio.
Importante
Los eventos virtuales no deben subestimarse en comparación con los eventos físicos, ya que, los eventos virtuales alcanzan el mismo objetivo, lograr la transmisión de un mensaje para un equipo de participantes que están interesados en adquirir un conocimiento en un área en común.
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2021-09-18
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