Quienes quieran operar un negocio en Texas con un nombre diferente al legal deben prestar atención a una distinción que puede evitar trámites equivocados: el DBA, conocido oficialmente como Assumed Name Certificate, no funciona igual para todas las estructuras empresariales.
Si se trata de una empresa unipersonal o una sociedad colectiva, el certificado generalmente se presenta ante el County Clerk del condado donde existe el establecimiento comercial.
Si no existe una oficina física en Texas, la normativa contempla la presentación en los condados donde se realiza el negocio bajo ese nombre.
Para una LLC, corporación u otra entidad registrada, el trámite también involucra al Secretary of State de Texas. La oficina estatal explica que las entidades que realizan negocios bajo un nombre distinto al legal deben presentar un certificado de nombre asumido, mientras que los negocios no constituidos siguen las reglas de presentación ante el condado.
El certificado puede tener una duración de hasta 10 años, según el período declarado al momento de presentarlo. La tarifa estatal para el Form 503 es de $25, aunque los costos locales pueden variar según el trámite aplicable.
El permiso de ventas se solicita ante la Comptroller
El segundo trámite corresponde al Texas Sales and Use Tax Permit. La Comptroller of Public Accounts exige este permiso a los negocios que venden bienes personales sujetos a impuestos, arriendan determinados bienes o prestan servicios gravables en Texas.
La solicitud puede realizarse gratuitamente por internet mediante el sistema oficial de registro tributario. La Comptroller indica que normalmente el permiso tarda dos a tres semanas en llegar.
Para completar el trámite se requiere información sobre el negocio y su actividad, incluido el código NAICS. El requisito de identificación depende de la estructura: la solicitud en línea tiene condiciones específicas para propietarios, socios y funcionarios.
Un detalle importante si no tiene SSN
No todos los solicitantes pueden utilizar el formulario electrónico. La Comptroller señala expresamente que un propietario único, socio, funcionario o director que no tenga número de Seguro Social no puede completar la solicitud mediante el sistema en línea y debe utilizar el formulario AP-201 para solicitar el permiso.
El permiso no tiene una tarifa estatal de solicitud, aunque la autoridad puede exigir una fianza en determinadas circunstancias. Una vez aprobado, el negocio debe exhibir el permiso, cobrar los impuestos correspondientes, presentar sus declaraciones y mantener registros adecuados.
La diferencia entre ambos trámites resulta clave: el DBA identifica públicamente el nombre bajo el cual opera el negocio, mientras que el Sales Tax Permit permite cumplir las obligaciones estatales de impuestos sobre ventas. Ninguno sustituye al otro.
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