Para cualquier empleo es primordial el cumplimiento adecuado de las obligaciones fiscales.
Uno de esos documentos claves, es la presentación de los Formularios W-2, W-2C y W-3.
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¿Qué es el Formulario W-2?
Este debe completarse para cada empleado al que se le haya pagado salarios, sueldos o cualquier otro tipo de compensación. A continuación, se detallan los aspectos más importantes para preparar el formulario:
Información correcta del empleado: incluye nombre, número de Seguro Social, dirección y compensación total recibida durante el año fiscal.
Impuestos retenidos: asegúrate de registrar los impuestos federales, del Seguro Social y de Medicare retenidos correctamente.
Otros ingresos y deducciones: añade cualquier otra información, como propinas, planes de jubilación, o beneficios de seguro.
Formato: es importante que el formulario se complete con una máquina de escribir o computadora usando tinta negra y letra Courier de 12 puntos para garantizar su legibilidad.
Debes entregar el Formulario W-2 tanto a los empleados como a la Administración del Seguro Social (SSA). Para ello, puedes hacerlo de dos maneras:
Por correo.
Electrónicamente: si presentas 10 o más formularios W-2, la ley exige que lo hagas de manera electrónica a través del sistema en línea de la SSA, Business Services Online (BSO). Este sistema generará automáticamente el Formulario W-3, que transmite los W-2 a la SSA.
¿Formulario w-3n qué es?
El formulario W-3 actúa como una portada que acompaña al formulario W-2 al enviarlo a la SSA. Solo debes completarlo si estás presentando los formularios en formato impreso. Para completarlo:
Informa los totales de salarios pagados y las retenciones correspondientes.
Concuerda con otros formularios: asegúrate de que los totales del W-3 coincidan con los totales reportados en otros formularios como el 941 (Declaración de impuestos federales trimestral), 943, o el 944.
Si presentas los Formularios W-2 electrónicamente, no es necesario completar el Formulario W-3, ya que el sistema lo genera automáticamente.
Formulario W-2C
Si detectas un error en el formulario W-2 después de haberlo enviado, deberás presentar un Formulario W-2C (Comprobante corregido de salarios y retención de impuestos) para corregirlo. Además, deberás enviar un Formulario W-3C para transmitir el W-2C a la SSA.
Los empleadores que presenten correcciones de los formularios pueden hacerlo de manera electrónica a través del servicio en línea de la SSA, facilitando así el proceso.
¿Cuánto tiempo debo guardar copias de los formularios W-2, W-2C y W-3?
Conserva copias de todos los formularios W-2, W-2C y W-3 durante al menos cuatro años es necesario en caso de una auditoría o si algún empleado solicita una copia de su formulario.
Con información de Cronista
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